Data adalah nilai / value yang turut merepresentasikan deskripsi dari suatu obyek atau kejadian (event).

Merupakan hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

Definisi menurut Raghu Ramakrisnan (2003) :
“A database is a collection of data, typically describing the activities of one or more related organizations. For example, a university database might contain information about the following :
• Entities such as students, faculty, courses, and classrooms.
• Relationships between entities, such as students’ enrollment in courses, faculty teaching courses, and the use of rooms for courses”
Definisi menurut Ramez Elmasri (2004) :
“A database is a collection of related data”. By data, we mean known facts that can be recorded and that have implicit meaning. For example, consider the names, telephone numbers, and addresses of the people you know.
A database has the following implicit properties:
• A database represents some aspect of the real world, sometimes called the miniworld or the universe of discourse (DoD). Changes to the miniworld are reflected in the database.
• A database is a logically coherent collection of data with some inherent meaning. A random assortment of data cannot correctly be referred to as a database.
• A database is designed, built, and populated with data for a specific purpose. It has an intended group of users and some preconceived applications in which these users are interested.
Definisi umum (E. Prasetyo, 2006) :
Kumpulan dari item data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya yan diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di hardware komputer dan dengan software tertentu untuk melakukan manipulasi untuk kegunaan tertentu.

Mengapa Diperlukan Database ?
 Salah satu komponen penting (jantung) dalam Sistem Informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi.
 Menentukan kualitas informasi yang akurat, tepat pada waktunya (real time), relevan dan handal. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
 Mengurangi duplikasi data (redundansi data).
 Hubungan antar data dapat ditingkatkan.
 Mengurangi pemborosan tempat simpanan luar (ekternal data storage).

Database Management System (DBMS)
Definisi menurut Raghu Ramakrisnan (2003) :
“A database management system, or DBMS, is software designed to assist in maintaining and utilizing large collections of data”. The need for such systems, as well as their use, is growing rapidly. The alternative to using a DBMS is to store the data in files and write application-specific code to manage it.
Definisi menurut Ramez Elmasri (2004) :
A database management system (DBMS) is a collection of programs that enables users to create and maintain a database.
The DBMS is hence a general-purpose software system that facilitates the processes of defining, constructing, manipulating, and sharing databases among various users and applications :
• Defining a database involves specifying the data types, structures, and constraints for the data to be stored in the database.
• Constructing the database is the process of storing the data itself on some storage medium that is controlled by the DBMS. Manipulating a database includes such functions as querying the database to retrieve specific data, updating the database to reflect changes in the miniworld, and generating reports from the data.
• Sharing a database allows multiple users and programs to access the database concurrently.
• Other important functions provided by the DBMS include protecting the database and maintaining it over a long period of time. Protection includes both system protection against hardware or software malfunction (or crashes), and security protection against unauthorized or malicious access. A typical large database may have a life cycle of many years, so the DBMS must be able to maintain the database system by allowing the system to evolve as requirements change over time.

Gambar 1. Lingkungan sistem basis data (R. Elmasri, 2004)
Keuntungan penggunaan DBMS (R. Ramakrishnan, 2003)
• Data Independence: Application programs should not, ideally, be exposed to details of data representation and storage, The DBJVIS provides an abstract view of the data that hides such details.
• Efficient Data Access: A DBMS utilizes a variety of sophisticated techniques to store and retrieve data efficiently. This feature is especially impOl’tant if the data is stored on external storage devices.
• Data Integrity and Security: If data is always accessed through the DBMS, the DBMS can enforce integrity constraints. For example, before inserting salary information for an employee, the DBMS can check that the department budget is not exceeded. Also, it can enforce access contmls that govern what data is visible to different classes of users.
• Data Administration: When several users share the data, centralizing the administration of data can offer sig11ificant improvements. Experienced professionals who understand the nature of the data being managed, and how different groups of users use it, can be responsible for organizing the data representation to minimize redundancy and for fine-tuning the storage of the data to make retrieval efficient.
• Concurrent Access and Crash Recovery: A DBMS schedules concurrent accesses to the data in such a manner that users can think of the data as being accessed by only one user at a time. Further, the DBMS protects users from the effects of system failures.
• Reduced Application Development Time: Clearly, the DBMS supports important functions that are common to many applications accessing data in the DBMS. This, in conjunction with the high-level interface to the data, facilitates quick application development. DBMS applications are also likely to be more robust than similar stand-alone applications because many important tasks are handled by the DBMS (and do not have to be debugged and tested in the application).

Data Model (R. Ramakrishnan, 2003)
“A data model is a collection of high-level data description constructs that hide many low-level storage details”. A DBMS allows a user to define the data to be stored in terms of a data model. Most database management systems today are based on the relational data model.
While the data model of the DBMS hides many details, it is nonetheless closer to how the DBMS stores data than to how a user thinks about the underlying enterprise. A semantic data model is a more abstract, high-level data model that makes it easier for a user to come up with a good initial description of the data in an enterprise. These models contain a wide variety of constructs that help describe a real application scenario. A DBMS is not intended to support all these constructs directly; it is typically built around a data model with just a few bi:1Sic constructs, such as the relational model. A database design in terms of a semantic model serves as a useful starting point and is subsequently translated into a database design in terms of the data model the DBMS actually supports.

Jenjang Data (E. Prasetyo, 2006)
Characters : Merupakan kesatuan data yang terkecil, dapat berupa karakter numerik, huruf ataupun karakter – karakter khusus (special characters) yang membentuk suatu item data / field
Field : Merepresentasikn suatu atribut dari record yan menunjukkan suatu item dari data, seperti misalnya nama, alamat dan lain sebagainya. Kumpulan dari field membentuk suatu record.
Kriteria dalam penulisan field :
1. Nama Field : Suatu field harus diberi nama untuk membedakan field yang satu dengan yang lain.
2. Representasi Field : Setiap field harus mempunyai tipe field (karakter, teks, tanggal, angka, image, dsb.), lebar field (lebar maksimumm yang dapat diisi dengan karakter – karakter data).
3. Nlai Field : Isi dari field untuk masing – masing record.
Record : Kumpulan dari field membentu suatu record. Record menggambarkan suatu unit data individu yang tertentu. Kumpulan dari record membentuk suatu file. Misalnya file personalia, tiap – tiap record dapat mewakili data tiap – tiap karyawan.
File/Tabel : File/tabel terdiri dari record – record yang menggambarkan satu kesatuan data yang sejenis. Misalnya file mata pelajaran berisi data – data tentang semua mata pelajaran yang ada. Dalam impelmetasinya, file biasanya berupa tabel.
Database : Kumpulan dari file / tabel, dan semua fasilitas (dari software database) yang mendampingi tabel membentuk suatu database.

Flag yang melekat pada data (U. Pujianto, 2006)
Tipe data : adalah jenis-jenis data yang tersimpan di dalam sebuah field database.
Misalnya, tipe data yang didukung oleh Microsoft Access antara lain Text, Memo, Number, Date/Time, Currency, Auto Number, Yes/No, OLE Object, Hyperlink, Lookup Wizard.
Relationship : adalah hubungan yang terjadi antara dua tabel atau lebih, yang dimungkinkan jika ada field-field yang nilainya saling berpadanan. Ada tiga macam relationship pokok dalam database, yaitu:
o One-to-One : hubungan satu-satu antara dua field dalam satu tabel atau lebih .
Contoh : Seorang mahasiswa hanya dimungkinkan mempunyai sebuah no_reg, dan satu no_reg hanya dapat ditugaskan pada satu orang mahasiswa saja
o One-to-Many (dan variasinya Many-to-One) : hubungan satu ke banyak antara dua field.
Contoh : Seorang mahasiswa dapat mengambil lebih dari satu mata kuliah.
o Many-to-Many : hubungan banyak-ke-banyak antara dua field.
Contoh : Seorang dosen dapat mengajar banyak mahasiswa, dan sebaliknya seorang mahasiswa juga dapat diajar oleh lebih dari satu dosen.
Untuk membuat sebuah relationship diperlukan field-field yang saling berpadanan. Field-field yang dimaksud adalah Field Primary Key dan field Foreign Key (Primary key yang dibutuhkan/ dicantumkan pada tabel lain).
Primary Key : adalah data pada sebuah field yang secara unik membedakan antara record yang satu dengan yang lainnya.
Contoh : Dalam sebuah record mahasiswa (Tabel Profil_Mahasiswa), data yang termasuk dalam field No_Reg merupakan Primary Key, karena tidak mungkin ada dua mahasiswa mempunyai no. Reg yang sama. Atau dapat dikatakan No_Reg adalah unik untuk setiap mahasiswa.
Foreign Key : disebut juga kunci tamu, adalah field-field unique milik sebuah tabel yang di lain pihak merupakan primary key di tabel lain.
Contoh : Pada tabel nilai, didefinisikan sebuah field dengan nama noreg yang data-datanya sama dengan data-data pada field noreg pada tabel mahasiswa. Hal itu dilakukan untuk menjelaskan bahwa data dalam field nilai di tabel nilai itu milik mahasiswa tertentu. Field noreg pada tabel nilai inilah yang disebut sebagai foreign key

Contoh berikut menggambarkan sebuah table lengkap dengan field-field, dan sampel record-recordnya (U. Pujianto, 2006).
Tabel Mahasiswa
no_reg Nama_mhs alamat_mhs
06621001 Asrul Sani Graha Kembangan Asri B12
06621002 Wim Umboh Jl Panglima Sudirman 34
06621003 Motinggo Busye Jl RA Kartini Gg. XIV No 4B
06621004 Khairil Anwar Jl. Arif Rahman Hakim 63
06621005 Ibnu Sina Jl. Brigjen Katamso 90
Keterangan :
o Sebuah Tabel yang diberi nama Table Mahasiswa digunakan untuk menyimpan data-data (record-record) mahasiswa.
o Setiap record terdiri dari tiga macam informasi yaitu no reg mahasiswa, nama mahasiswa, dan alamat mahasiswa. Oleh karena itu perlu didefinisikan tiga buah field, yaitu no_reg, nama_mhs, dan alamat_mhs untuk menyimpan masing-masing informasi dalam setiap record.
o Field no_reg mempunyai tipe data number, sedangkan field nama_mhs dan field alamat_mhs mempunyai tipe data text.
o Data pada field no_reg merupakan Primary Key karena data tersebut adalah unique untuk setiap mahasiswa (tidak ada mahasiswa yang mempunyai No Reg yang sama). Artinya data no_reg akan membedakan antar record yang satu dengan yang lainnya

Tipe File/Tabel
Secara fungsional file – file (tabel) dalam database dapat di kelompok-kelompokkan kedalam beberapa kategori sebagai berikut (E. Prasetyo, 2006):
1. File induk ( master file )
File (tabel) dalah file yang biasanya perlu dilakukan entry dulu diawal sistem informasi diterapkan. Dan akan ditambah, diganti atau dihapus jika setiap saat terjadi keperluan perubahan.
Pada file induk dapat dibedakan menjadi 2 macam :
a. File induk acuan ( reference master file )
Adalah file induk yang recordnya bersifat statis, jarang berubah nilainya. Misalnya file daftar gaji, file mata kuliah.
b. File induk dinamis ( dinamic master file )
Adalah file induk yang nilai dan record – recordnya sering berubah atau sering dimutakhirkan (update) sebagai hasil dari suatu transaksi. Misalnya file induk data barang yang setiap saat harus di-udate bila terjadi transaksi.
2. File Transaksi ( transaction file )
File ini bisa disebut file input, digunakan untuk merekam data hasil transaksi yang terjadi. Misalnya file penjualan yang berisi data hasil transaksi penjualan.
3. File Laporan ( report file )
File ini bisa disebut file output, yaitu file yang berisi informasi yang akan ditampilkan. Saat ini file output tidak selalu berupa file secara fisik tetapi dapat berupa file virtual sebagai hasil pengolahan data yang kemudian ditampilkan dalam sistem informasi.
4. File Sejarah ( history file )
File ini bisa disebut file arsip (archival file), merupakan file yang berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi masih disimpan sebagai arsip. File history dapat juga berupa catatan login pengguna atau data – data pendukung lain yang digunakan oleh sistem informais seperti file data instansi pengguna sistem informasi, file format nota, dan sebagainya.
5. File Cadangan ( backup file )
File ini merupakan salinan dari file – file yang masih aktif di dalam database pada saat tertentu. File ini biasanya berupa file fisik eksternal sebagai salinan atau cadangan bila file yang sedang aktif mengalami kerusakan atau hilang.

Contoh struktur database yang menyimpan data mahasiswa dan mata kuliah yang diambil (R. Elmasri, 2004)

Referensi :
1. Ramakrishnan, R., Johannes Gehrke, Database Management Systems Third Edition, McGraw-Hill Education, 2003.
2. Elmasri, R., Shamkant B. Navathe, Fundamentals Of Database Systems FourthEdition, Addison-Wesley, 2004
3. Prasetyo, Eko, Database Management Systems, Modul Kuliah Diploma 1 Teknik Informatika Univ. Muhammadiyah Gresik, 2006
4. Pujianto, Utomo, Pengantar Database, Modul Praktikum Sistem Basis Data Teknik Informatika Univ. Muhammadiyah Gresik, 2006

Download lengkap dokumen di :


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in: Logo

You are commenting using your account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )


Connecting to %s

%d bloggers like this: